Wer in diesen Tagen durch den Supermarkt läuft, dürfte sich vielleicht schon gewundert haben: Zwischen Eis, Grillgut und anderen Sommerprodukten tauchen plötzlich Spekulatius, Lebkuchen und Dominosteine auf. Weihnachten? Im August?

Was für viele jedes Jahr aufs Neue überraschend früh wirkt, zeigt ziemlich gut, wie Saisonlogistik funktioniert. Denn damit Weihnachtsgebäck und andere Saisonartikel rechtzeitig in den Regalen stehen, beginnen Produktion, Beschaffung und Transport lange bevor bei uns die Adventszeit startet. Und bei Waren, die aus Übersee kommen, wird dieser Vorlauf noch wichtiger. Produktion, Transport zum Hafen, Seefracht, mögliche Umladungen, Zoll, Nachlauf und Einlagerung brauchen Zeit.

Während wir also noch den Sommer genießen, ist Weihnachten in vielen Lieferketten längst unterwegs. Weihnachten beginnt in der Logistik deshalb häufig schon im Sommer.

Vom Verkaufsdatum rückwärts planen

Für Verbraucher ist Weihnachten noch Monate entfernt. Für Händler und Importeure ist der Dezember dagegen nur das Ende einer wesentlich längeren Kette. Und Weihnachtsware muss schließlich nicht erst am 24. Dezember verfügbar sein. Adventskalender müssen spätestens vor dem 1. Dezember im Handel sein, Dekoration wird bereits deutlich früher gekauft und viele Weihnachtsgeschenke landen spätestens rund um Black Friday und das anschließende Weihnachtsgeschäft in den Warenkörben.

Die Logistikplanung beginnt deshalb sinnvollerweise beim gewünschten Verfügbarkeitsdatum und rechnet von dort rückwärts.

Wann muss die Ware im Lager sein?

Wann muss sie im Hafen eintreffen?

Wann muss das Schiff abfahren?

Wann muss der Container gepackt werden?

Und wann muss die Produktion abgeschlossen sein?

Je länger und komplexer die Lieferkette, desto früher müssen diese Fragen beantwortet werden.

Vor dem Transport kommt die Produktion

Bevor ein Container überhaupt auf die Reise gehen kann, muss die Ware hergestellt und transportbereit sein. Gerade viele Konsumgüter werden über internationale Lieferketten beschafft. Produktionszeiten, Rohstoffverfügbarkeit, Verpackung und Qualitätskontrollen gehören deshalb genauso zur Zeitplanung wie der eigentliche Transport. Anschließend muss die Ware vom Produktionsstandort zum Exporthafen gelangen, dort rechtzeitig angeliefert und für die Verschiffung vorbereitet werden.

Erst dann beginnt der Abschnitt, den viele Menschen zuerst mit internationaler Logistik verbinden: die Seereise. Bis zu diesem Zeitpunkt können jedoch bereits Wochen vergangen sein.

Seefracht braucht Zeit

Ein Container aus Asien ist nicht innerhalb weniger Tage in Europa. Die tatsächliche Laufzeit hängt unter anderem von Abgangs- und Zielhafen, der gewählten Verbindung und dem Fahrplan der Reederei ab. Außerdem besteht eine Seefracht nicht nur aus der reinen Zeit auf dem Wasser.

Zur gesamten Transportkette können gehören:

• Vorlauf zum Exporthafen
• Anlieferung am Terminal
• Einhaltung der jeweiligen Cut-off-Zeiten
• Verladung auf das Schiff
• Seetransport
• mögliche Transshipments
• Entladung im Zielhafen
• Import- und Zollabwicklung
• Bereitstellung des Containers
• Nachlauf zum Lager oder Empfänger

Aus einer mehrwöchigen Seereise wird damit eine noch längere gesamte Lieferzeit. Genau deshalb bewegen gut vorbereitete Händler einen Teil ihrer Ware für das Jahresendgeschäft bereits während der Sommermonate per Seefracht.

Warum Cut-offs so wichtig sind

Ein Platz auf einer gebuchten Schiffsverbindung bedeutet noch nicht automatisch, dass ein Container auch tatsächlich mit dieser Abfahrt transportiert wird. Vor der Verschiffung müssen verschiedene Fristen eingehalten werden. Der Container muss beispielsweise rechtzeitig am vorgesehenen Terminal angeliefert werden und notwendige Informationen müssen innerhalb der jeweiligen Vorgaben vorliegen.

Wird ein relevanter Cut-off verpasst, kann die geplante Abfahrt unter Umständen nicht mehr erreicht werden. Bei gewöhnlicher Ware ist eine spätere Abfahrt ärgerlich. Bei Saisonware kann sie deutlich problematischer sein. Denn ein Weihnachtsartikel, der erst nach Weihnachten im Lager steht, hat sein entscheidendes Verkaufsfenster möglicherweise bereits verpasst.

Bei Saisonware ist deshalb nicht nur entscheidend, dass sie ankommt – sondern wann.

Wenn im Herbst alle gleichzeitig transportieren wollen

Das Weihnachtsgeschäft betrifft natürlich nicht nur ein einzelnes Unternehmen. Viele Händler und Hersteller bereiten sich gleichzeitig auf das Jahresendgeschäft vor. Damit steigen die Anforderungen an Produktions-, Transport- und Lagerkapazitäten. Gerade die Verfügbarkeit von Kapazitäten entlang der gesamten Lieferkette gehört zu den Herausforderungen saisonaler Spitzen.

Für Verlader bedeutet das: Transporte sollten möglichst nicht erst dann organisiert werden, wenn die fertige Ware bereits vor dem Werk steht. Je früher Mengen, Zeitfenster und Transportwege bekannt sind, desto besser lassen sich passende Lösungen planen. Das gilt besonders dann, wenn größere Volumina innerhalb eines relativ engen Zeitfensters bewegt werden müssen.

Puffer ist keine verschwendete Zeit

Eine Lieferkette möglichst knapp zu planen, kann auf dem Papier effizient aussehen. In der Realität gibt es jedoch zahlreiche Faktoren, die sich nur begrenzt beeinflussen lassen:

• schlechtes Wetter
• Hafenüberlastungen
• Fahrplanänderungen
• verpasste Anschlussverbindungen
• Streiks
• Zollprüfungen
• technische Störungen
• Verzögerungen bei Vor- oder Nachläufen

Nicht jedes dieser Ereignisse tritt ein. Eine Planung ganz ohne Zeitreserve setzt allerdings voraus, dass während der gesamten Transportkette alles wie vorgesehen funktioniert. Gerade bei zeitkritischer Saisonware kann ein realistischer Puffer deshalb wichtiger sein als die theoretisch kürzeste Laufzeit.

Die Ware ist im Hafen – aber noch nicht im Regal

Auch nach der Ankunft des Schiffes ist die Reise nicht beendet. Der Container muss zunächst entladen und bereitgestellt werden. Je nach Sendung folgen die Importabfertigung und gegebenenfalls weitere Kontrollen. Anschließend muss der Nachlauf organisiert werden. Danach erreicht die Ware beispielsweise ein Zentrallager oder Distributionszentrum.

Dort können weitere Arbeitsschritte folgen:

• Entladung
• Wareneingangskontrolle
• Einlagerung
• Kommissionierung
• Verteilung auf Filialen oder andere Standorte

Die ETA eines Schiffes ist deshalb nicht mit dem Termin gleichzusetzen, an dem ein Produkt tatsächlich im Verkaufsregal liegt. Auch diese Zeit muss bei der Planung berücksichtigt werden.

Was passiert, wenn die Weihnachtsware zu spät kommt?

Bei vielen Produkten bedeutet eine Verzögerung zunächst vor allem längere Wartezeit. Bei Saisonware sieht das anders aus. Ein Produkt ohne festes Verkaufsfenster kann möglicherweise auch einige Wochen später noch regulär verkauft werden. Ein Adventskalender, der Mitte Dezember eintrifft, hat dagegen ein offensichtliches Problem.

Je enger das Verkaufsfenster, desto wichtiger wird deshalb eine zuverlässige Zeitplanung. Kommt es während des Transports zu erheblichen Verzögerungen, kann geprüft werden, ob alternative Lösungen sinnvoll und wirtschaftlich vertretbar sind.

Dazu können je nach Ware und Situation beispielsweise gehören:

• eine alternative Schiffsverbindung
• ein anderer Abgangs- oder Zielhafen
• eine Aufteilung der Sendung
• ein Wechsel des Verkehrsträgers für besonders dringende Teilmengen

Dabei muss nicht zwangsläufig die gesamte Lieferung auf einen schnelleren und deutlich teureren Transportweg wechseln. Bei geeigneter Ware kann beispielsweise geprüft werden, ob nur eine besonders dringende Teilmenge schneller transportiert wird, während der Rest auf dem ursprünglich vorgesehenen Weg folgt.

Weihnachten ist nur ein Beispiel

Das Prinzip gilt natürlich nicht nur für Weihnachtsartikel. Auch andere saisonale Produkte haben feste oder zumindest begrenzte Verkaufsfenster:

• Osterartikel
• Garten- und Freizeitprodukte
• Sommermode
• Schulbedarf
• Halloween-Produkte
• Wintersportartikel
• Aktions- und Promotionware

Hinzu kommen Waren für Veranstaltungen, Messen oder Kampagnen, bei denen ein bestimmter Termin nicht einfach verschoben werden kann. Für all diese Produkte gilt: Der Liefertermin ist nicht nur eine logistische Größe – er kann ein entscheidender Teil des wirtschaftlichen Erfolgs sein.

Früh planen bedeutet handlungsfähig bleiben

Je früher eine saisonale Lieferkette geplant wird, desto mehr Handlungsmöglichkeiten bleiben. Sind Mengen, Produktionszeiten und benötigte Liefertermine früh bekannt, können Transportwege verglichen, Kapazitäten geplant und realistische Zeitpuffer berücksichtigt werden. Dabei geht es nicht darum, jede mögliche Störung vorherzusagen. Das ist in internationalen Lieferketten kaum möglich. Es geht darum, ausreichend Spielraum zu schaffen, um reagieren zu können, wenn etwas nicht nach Plan läuft.

Genau deshalb beginnt die logistische Vorbereitung auf Weihnachten lange bevor die meisten von uns an Advent, Geschenke oder Weihnachtsbäume denken. Die ersten Spekulatius im Supermarkt sind also vielleicht gar nicht so früh. Die Lieferkette dahinter war einfach noch früher dran.‍