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FR8 Logistik GmbH · Oslo-Haus · Am Neumarkt 30 · 22041 Hamburg
Fassungsdatum 01.04.2022
Diese Bedingungen regeln die Geschäftsbeziehungen der FR8 Logistik GmbH im unternehmerischen Geschäftsverkehr. Teil A gilt für Kundenaufträge an FR8, Teil B für die von FR8 beauftragten Unternehmen. Teil C enthält die gemeinsamen Bestimmungen zu Vertraulichkeit und Datenschutz und gilt ergänzend in beiden Vertragsrichtungen.
1.1 Diese Bedingungen gelten für Verträge, in denen FR8 Logistik GmbH, nachfolgend FR8, als Auftragnehmer Speditions-, Beförderungs-, Lager-, Umschlags-, Zollabwicklungs- oder damit verbundene Leistungen erbringt. Vertragspartner sind ausschließlich Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliche Sondervermögen.
1.2 Ergänzend gelten die Allgemeinen Deutschen Spediteurbedingungen 2017, soweit deren Anwendungsbereich eröffnet ist. Zwingende gesetzliche Vorschriften und zwingende internationale Übereinkommen gehen vor. Im Übrigen haben Individualvereinbarungen Vorrang vor diesen Bedingungen; diese Bedingungen gehen den ADSp 2017 vor, soweit sie wirksam abweichende Regelungen treffen. Der vollständige Text der ADSp 2017 wird vor Vertragsschluss zur Verfügung gestellt oder zugänglich gemacht. Für Leistungen außerhalb ihres Anwendungsbereichs gelten diese Bedingungen und die gesetzlichen Vorschriften.
1.3 Abweichende Bedingungen des Kunden werden nur insoweit Vertragsbestandteil, wie FR8 ihnen zustimmt. Individualvereinbarungen bleiben unabhängig von ihrer Form vorrangig. Für Änderungen bestehender Verträge bedarf es einer Vereinbarung; eine neue Fassung dieser Bedingungen gilt nicht automatisch rückwirkend.
2.1 Maßgeblich sind der angenommene Auftrag und die darin vereinbarten Leistungen, Preise, Gültigkeiten und ausdrücklich bezeichneten Kostenausnahmen. Angebote gelten für die angegebene Gültigkeitsdauer. Fehlt eine Gültigkeitsangabe, beträgt die Annahmefrist 14 Kalendertage ab Angebotsdatum.
2.2 FR8 bestätigt Aufträge in Textform, beispielsweise per E-Mail. Ein Vertrag kann auch durch Aufnahme der vereinbarten Leistung zustande kommen. Eine Änderung des Leistungsumfangs erfordert eine Vereinbarung oder eine nach dem anwendbaren Recht zulässige Weisung.
2.3 FR8 darf zur Vertragserfüllung geeignete Unternehmen einsetzen. Umfang und Grenzen der Verantwortung von FR8 richten sich nach dem anwendbaren Recht und den vereinbarten ADSp. Fahrplanangaben wie ETD und ETA sind Schätzungen, soweit nicht ausdrücklich ein verbindlicher Termin vereinbart wurde; zwingende Haftungsregelungen bleiben unberührt.
3.1 Der Kunde stellt rechtzeitig vollständige und richtige Informationen über Ware, Verpackung, Menge, Maße, Gewicht, Warenwert, Gefahrguteigenschaften, Lade- und Entladebedingungen, Zollstatus und erforderliche Dokumente bereit. Besondere Anforderungen und Terminbindungen sind vor Auftragsannahme mitzuteilen.
3.2 Für Seefracht sind Shipping Instructions, VGM und sonstige notwendige Angaben innerhalb der mitgeteilten Cut-offs bereitzustellen. B/L-Entwürfe sind innerhalb der konkret genannten Prüffrist zu prüfen. Ausbleibende Rückmeldung gilt nicht als Bestätigung der sachlichen Richtigkeit.
4.1 Vereinbarte Preise decken den vereinbarten Leistungsumfang ab. Bei ausdrücklich vereinbarten All-in-Preisen sind sämtliche regulären und bei Angebotsabgabe vorhersehbaren Kosten der erfassten Leistungen enthalten, soweit keine konkreten Ausnahmen vereinbart sind. Kalkulationsfehler begründen keine Nachforderung.
4.2 Variable Zuschläge werden nur aufgrund einer konkreten Vereinbarung abgerechnet. Diese bezeichnet die Kostenart, die Berechnungsgrundlage und den maßgeblichen Zeitpunkt. Ein allgemeiner Hinweis wie VATOS erlaubt keine beliebige Änderung eines zugesagten All-in-Preises.
4.3 Nicht vereinbarte, vermeidbare Zusatzleistungen führt FR8 erst nach Freigabe des Kunden in Textform aus. Ohne vorherige Freigabe dürfen nur rechtlich geschuldete oder unter den Umständen erforderliche, nicht von FR8 zu vertretende Maßnahmen veranlasst werden, die keinen zumutbaren Aufschub dulden. Erstattungsansprüche richten sich insoweit nach dem anwendbaren Recht und Ziffer 17 ADSp 2017.
5.1 Sobald Zusatzkosten erkennbar werden, informiert FR8 den Kunden unverzüglich, spätestens bis zum Ende des nächsten Arbeitstags nach Kenntnis. Dies gilt insbesondere für Lagergeld, Demurrage, Detention, Standgeld, Sonderfahrten, Beschau, geänderte Depotvorgaben und zusätzliche Siegel. Bei drohendem täglichen Kostenanstieg erfolgt die Information nach Möglichkeit vor Ablauf der freien Zeit.
5.2 Die Meldung nennt Sendungsreferenz, Anlass, Kostenart, bereits bekannten Tarif, Kostenzeitraum, voraussichtliche Höhe und mögliche Maßnahmen zur Begrenzung. Steht die Höhe noch nicht fest, wird dies ausdrücklich angegeben und eine begründete Schätzung mitgeteilt, soweit möglich. Wesentliche Änderungen sind unverzüglich mitzuteilen.
5.3 Bei laufenden Zusatzkosten fordert FR8 erforderliche Weisungen an und informiert den Kunden mindestens alle fünf Arbeitstage über den aktuellen Stand, solange die Kosten weiterlaufen. Das Schweigen des Kunden gilt nicht als Kostenfreigabe. Gesetzliche Befugnisse zur notwendigen Fortführung oder Sicherung der Sendung bleiben unberührt.
5.4 FR8 meldet zum Leistungsabschluss bekannte, noch nicht abgerechnete Zusatzkosten binnen 30 Kalendertagen und rechnet diese grundsätzlich binnen 60 Kalendertagen ab. Für bei ordnungsgemäßer Abwicklung erst später erkennbare Fremdkosten gilt eine Meldung binnen fünf Arbeitstagen ab Kenntnis und eine Abrechnung binnen 30 Kalendertagen ab Zugang der erforderlichen Belege. Bereits bekannte Kostenereignisse sind auch bei fehlender Fremdrechnung rechtzeitig vorzubehalten.
5.5 Die Rechnung enthält eine nachvollziehbare Zuordnung und Berechnung der Positionen. Bei als Auslage abgerechneten Fremdkosten stellt FR8 auf Anforderung geeignete Belege bereit. Vereinbarte eigene Tarife werden als solche ausgewiesen; sie werden nicht als identische Fremdauslage bezeichnet.
5.6 Die vorgenannten Fristen sind Informations- und Abrechnungspflichten. Ihr Ablauf allein führt nicht zum Erlöschen berechtigter Ansprüche. Gesetzliche Rechte wegen einer schuldhaften Pflichtverletzung bleiben bestehen, insbesondere wegen vermeidbarer Mehrkosten.
6.1 Sofern kein anderes Zahlungsziel vereinbart ist, sind Rechnungen innerhalb von 14 Kalendertagen ab Zugang zahlbar. Öffentliche Abgaben und vereinbarte Vorauszahlungen sind entsprechend der konkreten Zahlungsanforderung zu leisten. Gesetzlich erforderliche Rechnungsvorgaben bleiben unberührt.
6.2 Der Kunde soll erkennbare Rechnungsabweichungen innerhalb von 14 Kalendertagen nach Zugang in Textform mitteilen. Eine verspätete Beanstandung bedeutet weder Anerkenntnis noch Verlust gesetzlicher Einwendungen. Die Zahlungspflicht für berechtigte und fällige Positionen bleibt bestehen. Aufrechnung und Zurückbehaltung richten sich nach den wirksam vereinbarten ADSp und zwingendem Recht.
7.1 Zollvertretung erfolgt in der vereinbarten Vertretungsart und nur im Umfang der erteilten Vollmacht. Der Kunde bleibt für von ihm gelieferte Angaben und Unterlagen verantwortlich. Gesetzliche Verantwortung von FR8 wird dadurch nicht ausgeschlossen.
7.2 Gefahrgut, Abfälle, Lithiumbatterien und andere besonders behandlungsbedürftige Güter bedürfen vor Auftragsannahme vollständiger Offenlegung und einer ausdrücklichen Leistungsvereinbarung. Transport- oder Lagerversicherung wird auf gesonderten Auftrag eingedeckt; ergänzende Pflichten aus den ADSp bleiben unberührt.
8.1 Die Haftung richtet sich nach zwingendem Recht und ergänzend den wirksam vereinbarten ADSp 2017. Diese Bedingungen schaffen keine zusätzliche pauschale Haftungsfreistellung und verkürzen keine gesetzlichen Schadenanzeige- oder Verjährungsregelungen.
Besonderer Hinweis zu den ADSp 2017
Die ADSp 2017 weichen in Ziffer 23 hinsichtlich der Haftungshöchstbeträge für Güterschäden (§ 431 HGB) vom Gesetz ab: Bei multimodalen Transporten unter Einschluss einer Seebeförderung und unbekanntem Schadenort gilt eine Grenze von 2 SZR/kg; im Übrigen wird die Regelhaftung von 8,33 SZR/kg zusätzlich auf 1,25 Millionen Euro je Schadenfall sowie 2,5 Millionen Euro je Schadenereignis begrenzt, mindestens jedoch auf 2 SZR/kg. Maßgeblich sind die vollständigen ADSp 2017 einschließlich ihrer Ausnahmen. SZR bedeutet Sonderziehungsrechte.
8.2 Es gilt deutsches Recht. Gegenüber Kaufleuten, juristischen Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtlichen Sondervermögen ist Hamburg vereinbarter Gerichtsstand, soweit zulässig. Zwingende internationale Zuständigkeitsvorschriften bleiben unberührt.
1.1 Diese Bedingungen gelten für Verträge, in denen FR8 als Auftraggeber Leistungen von Spediteuren, Frachtführern, Intermodalunternehmen, Lagerhaltern, Umschlagsbetrieben, Zollagenten oder sonstigen Dienstleistern bezieht. Der jeweilige Vertragspartner wird nachfolgend Auftragnehmer genannt. Diese Bedingungen gelten nur, wenn sie wirksam vereinbart wurden.
1.2 Zwingendes Recht und zwingende internationale Übereinkommen gehen vor. Danach gelten Individualvereinbarungen, der Einzelauftrag einschließlich konkreter Preisvereinbarung, diese Einkaufsbedingungen und ausdrücklich ergänzend vereinbarte Regelwerke. Die ADSp gelten im Einkaufsverhältnis nur, soweit vereinbart und soweit ihr Anwendungsbereich eröffnet ist.
1.3 Abweichende Bedingungen des Auftragnehmers bedürfen der Zustimmung von FR8. Ein Widerspruch gegen fremde AGB ersetzt keine Klärung kollidierender Vertragsbedingungen. Individualvereinbarungen bleiben unabhängig von ihrer Form vorrangig.
2.1 Der Auftragnehmer erbringt die vereinbarte Leistung fachgerecht und dokumentiert wesentliche Leistungsdaten. Vereinbarte Preise umfassen reguläre, bei Angebotsabgabe vorhersehbare Kosten des vereinbarten Leistungsumfangs, soweit konkrete Ausnahmen nicht ausdrücklich vereinbart sind. Kalkulationsfehler gehen zu seinen Lasten.
2.2 Bei vereinbarten All-in-Preisen müssen zusätzliche Kostenarten, Berechnungsmaßstäbe und Ausnahmen vor Vertragsschluss ausdrücklich benannt werden. Bereits vereinbarte variable Zuschläge werden nach der vereinbarten Formel oder dem vereinbarten Tarif abgerechnet und fallen nicht unter einen erneuten Freigabevorbehalt, sofern sie keine Abweichung vom Auftrag darstellen.
2.3 Der Einsatz von Subunternehmern entbindet den Auftragnehmer nicht von seinen Informations-, Dokumentations- und Abrechnungspflichten. Er organisiert die rechtzeitige Meldung kostenrelevanter Ereignisse entlang seiner Leistungskette. Gesetzliche Zurechnungsregeln bleiben maßgeblich.
3.1 Nicht vereinbarte und vermeidbare Zusatzleistungen dürfen nur nach vorheriger Freigabe durch FR8 in Textform veranlasst werden. Der Antrag muss Anlass, Kostenart, Menge oder Dauer, Tarif, erwarteten Gesamtbetrag und erforderlichen Entscheidungszeitpunkt nennen. Steigt der freigegebene Kostenrahmen, ist vor weiteren vermeidbaren Kosten eine ergänzende Freigabe einzuholen.
3.2 Schweigen, eine Empfangsbestätigung oder die allgemeine Fortsetzung der Zusammenarbeit gilt nicht als Freigabe. Freigaben durch Verlader, Empfänger oder Fahrpersonal verpflichten FR8 nur, soweit eine entsprechende Vertretungsmacht besteht oder FR8 die Erklärung genehmigt.
3.3 Ausgenommen sind nach zwingendem Recht geschuldete Maßnahmen sowie erforderliche Maßnahmen zur Abwehr unmittelbar drohender Schäden oder zur Aufrechterhaltung der notwendigen Transportabwicklung, wenn FR8 trotz zumutbarer Kontaktversuche nicht rechtzeitig entscheiden kann. Der Auftragnehmer beschränkt die Kosten auf das Erforderliche und dokumentiert Anlass, Dringlichkeit und Kontaktversuche. Die gesetzlichen Voraussetzungen eines Erstattungsanspruchs müssen vorliegen.
4.1 Kostenrelevante Störungen und drohende Zusatzkosten sind unverzüglich zu melden, spätestens bis zum Ende des nächsten Arbeitstags nach Kenntnis. Bei unmittelbar drohendem Kostenanstieg ist die Meldung sofort vorzunehmen, soweit dies unter den Umständen zumutbar ist. Die Meldung erfolgt an den im Auftrag benannten FR8-Ansprechpartner per vereinbartem Kommunikationsweg; E-Mail genügt.
4.2 Anzugeben sind FR8-Referenz, Container- oder Sendungsnummer, Ursache, Kostenbeginn, bekannte Freizeiten, Tarif, Kostenstand, geschätzter Gesamtbetrag und mögliche Gegenmaßnahmen. Fehlende endgültige Rechnungen entbinden nicht von der Meldung eines bekannten Kostenereignisses. Für laufende Kosten ist mindestens alle fünf Arbeitstage ein Update zu senden.
5.1 Zusatz- und Fremdkosten sind unverzüglich nach Bekanntwerden, spätestens jedoch innerhalb von 30 Kalendertagen nach Abschluss der beauftragten Leistung, in Textform anzumelden. Die Anmeldung muss Kostenart, Ursache, Zeitraum sowie den Betrag oder eine nachvollziehbare Schätzung enthalten. Ein pauschaler Kostenvorbehalt genügt nicht. Eine hinreichend konkrete Meldung nach Ziffer 4 erfüllt diese Anmeldung.
5.2 Die vollständige, prüffähige Abrechnung einschließlich erforderlicher Nachweise muss spätestens innerhalb von 90 Kalendertagen nach Leistungsabschluss bei FR8 eingehen.
5.3 Der verspätete Eingang einer Rechnung eines Subunternehmers oder sonstigen Leistungserbringers verlängert diese Fristen nicht. Fehlende Belege sind rechtzeitig zu beschaffen.
5.4 Eine Fristverlängerung bedarf einer ausdrücklichen Vereinbarung mit FR8 in Textform vor Ablauf der jeweiligen Frist.
5.5 Für jede Position sind soweit einschlägig beizufügen: Auftrag und Freigabe, Ereignisnachweis, Beginn und Ende des Kostenzeitraums, Freitage, Tarifquelle und Tarifstand, Mengen und Berechnung, Drittbelege sowie vereinbarte Währungsumrechnung. Bereits vereinbarte eigene Tarife sind als solche auszuweisen. Als Fremdauslage bezeichnete Kosten dürfen ohne Vereinbarung keinen verdeckten Aufschlag enthalten.
6.1 Für nicht vereinbarte, vermeidbare Zusatzleistungen ohne erforderliche Freigabe besteht auf Grundlage dieser Bedingungen kein zusätzlicher vertraglicher Vergütungsanspruch. Ansprüche, die nach zwingendem Recht bestehen, sowie berechtigte Aufwendungsansprüche für Maßnahmen nach Ziffer 3.3 bleiben unberührt.
6.2 Bei schuldhafter Verletzung von Informations- oder Abstimmungspflichten bleiben gesetzliche Schadensersatzansprüche von FR8 bestehen. Hierzu können Mehrkosten gehören, die FR8 bei rechtzeitiger Information hätte vermeiden können. Pflichtverletzung, Schaden und ursächlicher Zusammenhang müssen im Einzelfall festgestellt werden. Die bloße spätere Schwierigkeit, einen Kunden nachzubelasten, ersetzt diesen Nachweis nicht.
6.3 Bei nicht fristgerechter Anmeldung oder Abrechnung nach Ziffer 5 sind zusätzliche vertragliche Vergütungs- und Aufwendungsansprüche ausgeschlossen. Zwingende gesetzliche Ansprüche bleiben unberührt. Die vereinbarte Grundvergütung wird von dieser Ausschlussregel nicht erfasst. Unstreitige, berechtigte und fällige Rechnungspositionen werden nicht allein wegen einer anderen streitigen Position zurückgehalten.
7.1 Bei Einzeltransporten ist Leistungsabschluss die Ablieferung der beauftragten Transportleistung. Ist die Leercontainerrückgabe Bestandteil des Auftrags, ist deren Abschluss maßgeblich. Bei Lagerung ist es das Ende des beauftragten Lagerabschnitts; bei Dauerlagerung ist eine monatliche Abrechnung vereinbart. Bei sonstigen Leistungen ist es deren vollständige Erbringung. FR8 und Auftragnehmer sollen das maßgebliche Abschlussereignis im Auftrag ausdrücklich nennen.
7.2 Arbeitstage sind Montag bis Freitag, ausgenommen gesetzliche Feiertage in Hamburg. Kalendertage schließen Wochenenden und Feiertage ein. Die gesetzlichen Regeln zur Fristberechnung bleiben unberührt. Diese Bedingungen ändern keine zwingenden transportrechtlichen Anzeige- oder Ausschlussfristen.
Es gilt deutsches Recht. Gegenüber Kaufleuten, juristischen Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtlichen Sondervermögen wird Hamburg als Gerichtsstand vereinbart, soweit zulässig. Zwingende internationale Vorschriften bleiben unberührt.
9.1 Soweit der Auftragnehmer die Leercontaineraufnahme organisiert oder ausführt, prüft er spätestens 24 Stunden vor dem geplanten Aufnahmezeitpunkt beim benannten Leerdepot oder über dessen verbindliches Freigabesystem die Verfügbarkeit und Aufnahmeberechtigung. Die Prüfung umfasst Depot, Containertyp, benötigte Stückzahl, gültige Freistellungs- oder Pickup-Referenz, Gültigkeitszeitraum, Öffnungszeiten und gegebenenfalls erforderliches Zeitfenster. Bei weniger als 24 Stunden Vorlauf erfolgt die Prüfung unverzüglich nach Auftragserteilung und vor Fahrzeugdisposition.
9.2 Unmittelbar vor Fahrzeugdisposition beziehungsweise Anfahrt sind zwischenzeitliche Änderungen erneut zu prüfen, soweit entsprechende aktuelle Informationen zumutbar verfügbar sind. Die Buchungsbestätigung allein genügt nicht. Eine Verfügbarkeitsgarantie ist damit nicht verbunden.
9.3 Fehlendes Equipment, ungültige Freistellungen, abweichende Depots und nicht bestätigte Aufnahmemöglichkeiten sind FR8 unverzüglich mitzuteilen. Ein Depotwechsel, eine Sonderfahrt oder eine kostenpflichtige Warte- oder Zwischenlagermaßnahme bedarf der Freigabe nach Ziffer 3. Eigenmächtige kostenpflichtige Ersatzdispositionen sind zu unterlassen, soweit kein dringender Ausnahmefall nach Ziffer 3.3 vorliegt.
10.1 Soweit der Auftragnehmer die Terminalanlieferung organisiert oder ausführt, prüft er vor verbindlicher Transportplanung das aktuelle Cargo Opening für das konkret gebuchte Schiff und die betreffende Reise auf der Terminalwebsite oder im vom Terminal benannten Annahmesystem. Cargo Opening ist der früheste Annahmezeitpunkt für Vollcontainer dieser Abfahrt. Zusätzlich sind Terminal, Annahmebeschränkungen, Cargo Closing beziehungsweise relevante Cut-offs, Buchungsfreigabe und erforderliche Anlieferfenster zu prüfen.
10.2 Die Prüfung ist am Anliefertag unmittelbar vor der Fahrt zum Terminal zu wiederholen. Nach Schiffs-, Reise-, Terminal- oder Terminänderungen ist neu zu prüfen. Maßgeblich ist die aktuelle Information des Terminals; eine frühere Angabe in der Reedereibuchung ersetzt diese Prüfung nicht. Bei Widersprüchen oder fehlenden Angaben ist die Annahmemöglichkeit beim Terminal zu klären und FR8 zu informieren.
10.3 Für Reefercontainer und andere besondere Containerarten prüft der Auftragnehmer ausdrücklich das hierfür geltende Annahmefenster. Das allgemeine Cargo Opening darf nicht ungeprüft auf Reefercontainer übertragen werden.
11.1 Der Auftragnehmer stimmt geplantes Pickup-Datum, Positionierungsdatum, Beladung und Vollcontaineranlieferung mit dem aktuellen Annahmefenster und den für seinen Leistungsumfang zugänglichen Freizeiten ab. Er überprüft vor Fahrzeugdisposition, ob die Rücklieferung des Vollcontainers am Ladehafen möglich ist und ob vermeidbare Detention-, Demurrage- oder Lagerkosten drohen. Ist der Beginn oder Umfang der Freizeiten nicht bekannt, fordert er die Information rechtzeitig an; er unterstellt keine kostenfreie Frist.
11.2 Kann das Terminal nicht annehmen, informiert der Auftragnehmer FR8 unverzüglich über Ursache, Alternativen und voraussichtliche Kosten. Zwischenlagerung und spätere Umfuhr sind vor Beauftragung mit FR8 abzustimmen. Soweit eine Annahmebeschränkung trotz ordnungsgemäßer Prüfung erst später entsteht, wird eine Kostenübernahme nicht automatisch ausgeschlossen; es gelten die Freigabe-, Meldungs- und Nachweisregeln sowie das anwendbare Recht.
12.1 Soweit die Erstellung oder Aktualisierung von BHT/WHT, NVB-Zollstatus oder vergleichbaren Hafenmeldungen zum Auftrag des Auftragnehmers gehört, muss die Meldung dem tatsächlich vorgesehenen Schiff und der betreffenden Reise entsprechen. Für Bremerhaven und Wilhelmshaven sind die einschlägigen BHT/WHT-Angaben vor dem jeweiligen Meldeschluss zu prüfen und nach einer Schiffsänderung unverzüglich zu aktualisieren.
12.2 Gehört die Meldung nicht zum Leistungsumfang, meldet der Auftragnehmer erkennbare Abweichungen unverzüglich an FR8 beziehungsweise den benannten verantwortlichen Melder und holt erforderliche Weisungen ein. Eine ihm bekannte fehlende Zuordnung oder Freigabe darf nicht ungeklärt bleiben. Diese Regelung erweitert den Auftrag nicht automatisch um Zollvertretungsleistungen.
Prüfzeitpunkt, Quelle, Referenz, Ergebnis und Änderungen sind durch Portalnachweise, Bildschirmkopien oder schriftliche Bestätigungen zu dokumentieren und FR8 auf Anforderung bereitzustellen. Für schuldhaft unterlassene Prüfungen und Meldungen gelten die gesetzlichen Haftungsregeln. Diese Pflichten sind an eingesetzte Subunternehmer weiterzugeben.
1.1 FR8 und der jeweilige Vertragspartner behandeln die ihnen bei Anbahnung, Durchführung und Abwicklung der Geschäftsbeziehung bekannt werdenden vertraulichen Informationen vertraulich. Diese Pflichten gelten auch für Informationen der Kunden, Lieferanten und sonstigen Geschäftspartner von FR8.
1.2 Vertraulich sind insbesondere nicht öffentliche Kunden- und Lieferantendaten, Ansprechpartner, Angebote, Einkaufs- und Verkaufspreise, Frachtraten, Margen, Kalkulationen, Zahlungsdaten, Verträge, Transportaufträge, Waren- und Sendungsdaten, Buchungs- und Containernummern, Zollunterlagen, Geschäftsabläufe, technische Unterlagen und Zugangsdaten. Eine Kennzeichnung ist nicht erforderlich, wenn sich die Vertraulichkeit aus Inhalt oder Umständen ergibt.
1.3 Ausgenommen sind Informationen, die nachweislich rechtmäßig öffentlich bekannt sind, dem Empfänger bereits ohne Geheimhaltungspflicht bekannt waren, unabhängig entwickelt oder von berechtigten Dritten ohne Pflichtverletzung erlangt wurden. Gesetzlich geschützte Offenlegungen, insbesondere zur Wahrnehmung berechtigter Rechte oder zur Meldung von Rechtsverstößen, bleiben zulässig.
2.1 Vertrauliche Informationen dürfen ausschließlich zur Anbahnung, Durchführung und Abwicklung des vereinbarten Auftrags sowie zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten und berechtigten Rechtsverfolgung verwendet werden. Eine Nutzung für eigene oder fremde Werbung, die Weitergabe von Kalkulationen an Wettbewerber oder die Verwendung vertraulicher FR8-Kundeninformationen zur eigenständigen Akquisition außerhalb des Auftrags ist ohne Zustimmung unzulässig. Ein allgemeines Wettbewerbsverbot wird nicht vereinbart.
2.2 Zugang erhalten nur Personen, die die Informationen für den zulässigen Zweck benötigen. Eine notwendige Weitergabe an Frachtführer, Reedereien, Agenten, Terminals, Lagerhalter, Zollagenten, Versicherer, Banken, IT-Dienstleister oder beruflich zur Verschwiegenheit verpflichtete Berater ist im erforderlichen Umfang zulässig. Die Parteien stellen einen angemessenen Schutz sicher; datenschutzrechtliche Voraussetzungen bleiben zusätzlich einzuhalten.
2.3 Bei gesetzlicher oder behördlich angeordneter Offenlegung beschränkt die betroffene Partei die Weitergabe auf den notwendigen Umfang und informiert die andere Partei vorab, soweit dies rechtlich zulässig und tatsächlich möglich ist. Namen, Logos, Sendungsbilder oder Auftragsdetails dürfen ohne vorherige Zustimmung nicht für Referenzen, Veröffentlichungen oder soziale Medien verwendet werden.
3.1 Beide Parteien sichern Informationen durch angemessene technische und organisatorische Maßnahmen. Dazu gehören dem Risiko entsprechende Zugriffsrechte, persönliche Benutzerkonten, sichere Authentifizierung, geschützte Übertragungswege, aktuelle Schutzsoftware, Datensicherung und die sichere Aufbewahrung von Papierunterlagen. Zugangsdaten dürfen nicht unbefugt geteilt werden.
3.2 Mitarbeiter und sonstige eingesetzte Personen sind vor Zugang zu vertraulichen Informationen entsprechend ihrer Tätigkeit zur Vertraulichkeit zu verpflichten und zu unterweisen. Auftragnehmer von FR8 geben die einschlägigen Schutzpflichten an eingesetzte Subunternehmer weiter. Gesetzliche Verantwortung und Zurechnung bleiben unberührt.
3.3 Vertrauliche oder personenbezogene Auftragsdaten dürfen nur in hierfür freigegebenen Systemen verarbeitet werden. Eine Eingabe in öffentlich zugängliche KI-Dienste, private Cloudspeicher oder sonstige nicht freigegebene Anwendungen ist ohne vorherige Zustimmung und Prüfung der rechtlichen Voraussetzungen unzulässig.
4.1 Beide Parteien beachten die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), das Bundesdatenschutzgesetz und sonstiges anwendbares Datenschutzrecht. Sie verarbeiten nur personenbezogene Daten, die für einen festgelegten, rechtmäßigen Zweck erforderlich sind, und gewährleisten insbesondere Datenminimierung, Richtigkeit und angemessene Sicherheit.
4.2 Die datenschutzrechtliche Rolle richtet sich nach der tatsächlichen Tätigkeit. Soweit jede Partei Zwecke und Mittel ihrer Verarbeitung selbst bestimmt, handelt sie als eigenständig Verantwortlicher. Der bloße Transportauftrag oder die Übermittlung von Kontaktdaten begründet keine Auftragsverarbeitung.
4.3 Soweit tatsächlich eine Auftragsverarbeitung vorliegt, schließen die Parteien vor Beginn eine gesonderte Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO. Bei gemeinsamer Verantwortlichkeit treffen sie die erforderliche Vereinbarung nach Art. 26 DSGVO. Diese AGB ersetzen solche Vereinbarungen nicht.
4.4 Personenbezogene Daten werden nur auf einer tragfähigen Rechtsgrundlage verarbeitet, insbesondere zur Erfüllung eines Vertrags mit der betroffenen Person, zur Erfüllung rechtlicher Pflichten oder zur Wahrung berechtigter Interessen nach entsprechender Abwägung. Eine Einwilligung wird nur herangezogen, wenn sie erforderlich und wirksam erteilt ist. Die Zustimmung zu diesen AGB ist keine pauschale Datenschutz- oder Werbeeinwilligung.
5.1 Für die Transport-, Lager-, Zoll- und Zahlungsabwicklung dürfen erforderliche Daten an die jeweils beteiligten Stellen sowie zuständige Behörden übermittelt werden, soweit eine Rechtsgrundlage besteht. Der Empfängerkreis und der Datenumfang sind auf das Erforderliche zu beschränken. Geschäftsgeheimnisse und nicht erforderliche Preisbestandteile sind vor Weitergabe nach Möglichkeit zu entfernen.
5.2 Bei Übermittlungen personenbezogener Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums sind zusätzlich die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO einzuhalten. In Betracht kommen insbesondere ein einschlägiger Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien, etwa EU-Standardvertragsklauseln einschließlich erforderlicher Prüfungen und ergänzender Schutzmaßnahmen. Gesetzliche Ausnahmen dürfen nur bei Vorliegen ihrer jeweiligen Voraussetzungen genutzt werden. Die internationale Beförderung allein erlaubt keine beliebige Datenübermittlung.
6.1 Jede verantwortliche Partei erfüllt die ihr obliegenden Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO gegenüber den betroffenen Personen. Diese AGB ersetzen keine gesonderten vollständigen Datenschutzhinweise. Die übermittelnde Partei stellt sicher, dass sie Daten rechtmäßig weitergeben darf.
6.2 Die Parteien unterstützen sich im erforderlichen und rechtlich zulässigen Umfang bei der Bearbeitung von Auskunfts-, Berichtigungs-, Löschungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Datenübertragbarkeitsbegehren. Geht ein erkennbar an die andere Partei gerichtetes Begehren ein, wird es unverzüglich an deren bekannten Ansprechpartner weitergeleitet; gesetzliche Bearbeitungsfristen bleiben unberührt.
7.1 Eine Partei informiert die andere unverzüglich, wenn sie eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten oder einen unbefugten Zugriff, Verlust oder eine unbefugte Offenlegung vertraulicher Auftragsinformationen feststellt, die die andere Partei oder deren Daten betrifft. Die Erstinformation erfolgt ohne schuldhaftes Zögern und wird bei neuen Erkenntnissen ergänzt.
7.2 Die Mitteilung enthält, soweit bekannt, Art und Zeitpunkt des Vorfalls, betroffene Daten oder Informationen, mögliche Folgen, einen Ansprechpartner und bereits ergriffene oder vorgeschlagene Schutzmaßnahmen. Die Parteien sichern erforderliche Nachweise und wirken an Schadensbegrenzung und Aufklärung mit. Gesetzliche Melde- und Benachrichtigungspflichten verbleiben bei der jeweils verpflichteten Partei; die gesetzlichen Fristen werden durch diese Regelung nicht verlängert. Auftragsverarbeiter melden Verletzungen nach Art. 33 Abs. 2 DSGVO unverzüglich an den Verantwortlichen.
8.1 Nach Wegfall des Verarbeitungszwecks und Beendigung des Auftrags sind nicht mehr benötigte vertrauliche Unterlagen und Daten auf berechtigtes Verlangen zurückzugeben oder sicher zu löschen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, notwendigen Nachweiszwecke oder berechtigten Rechtsverteidigungsinteressen entgegenstehen. Personenbezogene Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie hierfür eine rechtliche Grundlage besteht.
8.2 Gesetzlich oder zur Rechtsverteidigung zulässig aufbewahrte Daten sind auf diesen Zweck zu beschränken und gegen anderweitige Nutzung zu schützen. Sicherungskopien werden im regulären Löschzyklus entfernt, soweit eine sofortige Einzellöschung technisch nicht zumutbar ist und die weitere Aufbewahrung rechtlich zulässig bleibt. Bei einer Wiederherstellung sind erforderliche Löschungen erneut umzusetzen.
8.3 Die Vertraulichkeitspflichten gelten fünf Jahre nach Ende der Geschäftsbeziehung fort. Für Geschäftsgeheimnisse gelten sie darüber hinaus, solange die Voraussetzungen des gesetzlichen Geheimnisschutzes vorliegen. Datenschutzrechtliche Pflichten bestehen unabhängig davon für die gesamte Dauer der Verarbeitung.
9.1 Bei Pflichtverletzungen bestehen die gesetzlichen Unterlassungs-, Beseitigungs- und Schadensersatzansprüche. Eine pauschale Vertragsstrafe wird nicht vereinbart. Zwingende Ansprüche betroffener Personen, insbesondere nach Art. 82 DSGVO, sowie behördliche Befugnisse werden durch diese Bedingungen nicht beschränkt.
9.2 Individualvereinbarungen und zwingendes Recht haben Vorrang. Soweit eine Bestimmung unwirksam ist oder nicht Vertragsbestandteil wird, richtet sich die Rechtsfolge nach den gesetzlichen Vorschriften; eine automatische Ersetzung durch eine wirtschaftlich möglichst ähnliche Klausel wird nicht vereinbart.
9.3 Diese Bedingungen werden nur bei wirksamer Einbeziehung Vertragsbestandteil. Das Fassungsdatum 01.04.2022 begründet für sich genommen weder eine frühere Vereinbarung noch eine rückwirkende Geltung für bereits abgeschlossene Aufträge. Änderungen bestehender Vertragsverhältnisse bedürfen einer Vereinbarung.